PERATURAN WALIKOTA SURABAYA
NOMOR 68 TAHUN 2011
TENTANG
TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
WALIKOTA SURABAYA,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka melaksanakan Peraturan Menteri Dalam
Negeri Nomor 3 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota sebagaimana
telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 9
Tahun 2008, serta dalam upaya mewujudkan tertib administrasi
penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan
kepada masyarakat, telah dilakukan penataan naskah dinas di
lingkungan Pemerintah Kota Surabaya sebagaimana diatur dalam
Peraturan Walikota Surabaya Nomor 26 Tahun 2006 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Surabaya
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Walikota Surabaya
Nomor 38 Tahun 2008;
b. bahwa sehubungan dengan ditetapkannya Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Pemerintah Daerah, maka Peraturan Walikota
Surabaya Nomor 26 Tahun 2006 sebagaimana dimaksud dalam
huruf a, perlu ditinjau kembali;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam
huruf a dan huruf b serta pelaksanaan ketentuan Pasal 78 ayat (1)
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, perlu
menetapkan Peraturan Walikota tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Kota Surabaya.
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1950 tentang Pembentukan
Daerah Kota Besar Dalam Lingkungan Provinsi Jawa Timur/Jawa
Tengah/Jawa Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta
sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2
Tahun 1965 (Lembaran Negara Tahun 1965 Nomor 19 Tambahan
Lembaran Negara Nomor 2730);
2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125 Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4437) sebagaimana telah diubah kedua
kali dengan Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran
Negara Tahun 2008 Nomor 59 Tambahan Lembaran Negara
Nomor 4844);
2
3. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa
dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara
Tahun 2009 Nomor 109 Tambahan Lembaran Negara Nomor
5035);
4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan
Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Tahun 2011
Nomor 82 Tambahan Lembaran Negara Nomor 5234);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 tentang Lambang
Negara (Lembaran Negara Nomor 1951 Nomor 111 Tambahan
Lembaran Negara Nomor 176);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 1958 tentang
Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara Tahun 1958
Nomor 1971 Tambahan Lembaran Negara Nomor 1636);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman
Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Tahun 2005 Nomor 165 Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4593);
8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 53 Tahun 2007 tentang
Pengawasan Peraturan Daerah dan Peraturan Kepala Daerah;
9. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinas;
10. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah;
11. Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 16 Tahun 2005 tentang
Organisasi Satuan Polisi Pamong Praja (Lembaran Daerah Kota
Surabaya Tahun 2005 Nomor 5/D);
12. Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 8 Tahun 2008 tentang
Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kota Surabaya
Tahun 2008 Nomor 8 Tambahan Lembaran Daerah Kota
Surabaya Nomor 8) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Daerah Kota Surabaya Nomor 12 Tahun 2009 (Lembaran Daerah
Kota Surabaya Tahun 2009 Nomor 12 Tambahan Lembaran
Daerah Kota Surabaya Nomor 12).
M E M U T U S K A N :
Menetapkan : PERATURAN WALIKOTA TENTANG TATA NASKAH DINAS DI
LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA SURABAYA.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Walikota ini yang dimaksud dengan :
1. Walikota adalah Walikota Surabaya.
2. Wakil Walikota adalah Wakil Walikota Surabaya.
3
3. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kota Surabaya.
4. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD
adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah,
Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja,
Kecamatan dan Kelurahan.
5. Unit kerja adalah bagian dari Satuan Kerja Perangkat Daerah.
6. Kecamatan adalah Wilayah kerja Camat sebagai perangkat
daerah.
7. Kelurahan adalah Wilayah kerja Lurah sebagai perangkat daerah
dalam wilayah kerja kecamatan.
8. Unit Pelaksana Teknis yang selanjutnya disingkat UPT adalah
unsur pelaksana teknis operasional dinas atau badan untuk
melaksanakan sebagian urusan dinas atau badan.
9. Unit Teknis Operasional Tertentu yang selanjutnya disebut
sekolah adalah Sekolah Dasar Negeri, Sekolah Menengah
Pertama Negeri, Sekolah Menengah Atas Negeri, Sekolah
Menengah Kejuruan Negeri dan/atau bentuk lain yang sederajat
yang diselenggarakan oleh Pemerintah Kota Surabaya.
10. Kepala Unit Teknis Operasional Tertentu yang selanjutnya disebut
Kepala Sekolah adalah Kepala Unit Teknis Operasional Tertentu
yang diselenggarakan oleh Pemerintah Kota Surabaya.
11. Instansi adalah instansi di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya,
yang meliputi Satuan Kerja Perangkat Daerah, Unit Pelaksana
Teknis, Sekolah dan Instansi Tertentu lainnya seperti Unit
Pelayanan Terpadu Satu Atap dan Unit Layanan Pengadaan.
12. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya.
13. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan Informasi tertulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
14. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang
meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan
akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
15. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan
redaksional serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas.
16. Kop Naskah dinas adalah kop surat yang menunjukkan jabatan
atau nama SKPD tertentu yang ditempatkan di bagian atas kertas.
17. Stempel adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau Satuan
Kerja Perangkat Daerah.
18. Kop sampul naskah dinas adalah kop surat yang menunjukkan
jabatan atau nama Satuan Kerja Perangkat Daerah tertentu yang
ditempatkan di bagian atas sampul naskah dinas.
4
19. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu
jabatan.
20. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari
pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya.
21. Mandat adalah pelimpahan wewenang yang diberikan oleh atasan
kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu atas
nama yang memberi mandat.
22. Penandatanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan
tanggung jawab yang ada pada seseorang pejabat untuk
menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan
kewenangan pada jabatannya.
BAB II
TATA NASKAH DINAS
Pasal 2
(1) Asas-asas Tata Naskah Dinas merupakan pedoman atau acuan
dasar mengenai pelaksanaan naskah dinas SKPD di Lingkungan
Pemerintah Kota Surabaya.
(2) Asas-asas Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) terdiri :
a. asas efisien dan efektif;
b. asas pembakuan;
c. asas akuntabilitas;
d. asas keterkaitan;
e. asas kecepatan dan ketepatan;
f. asas keamanan.
Pasal 3
(1) Asas efisien dan efektif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2
ayat (2) huruf a, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas
dilakukan melalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan
ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta
dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
(2) Asas pembakuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2)
huruf b, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan
melalui tatacara dan bentuk yang telah dibakukan.
(3) Asas akuntabilitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2)
huruf c, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat
dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur,
kewenangan, keabsahan dan dokumentasi.
5
(4) Asas keterkaitan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2)
huruf d, yaitu tata naskah dinas diselenggarakan dalam satu
kesatuan sistem.
(5) Asas kecepatan dan ketepatan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 2 ayat (2) huruf e, yaitu tata naskah dinas diselenggarakan
tepat waktu dan tepat sasaran.
(6) Asas keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2)
huruf f, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman
secara fisik dan substansi.
Pasal 4
Prinsip-prinsip penyelenggaraan naskah dinas terdiri :
a. ketelitian;
b. kejelasan;
c. singkat dan padat;
d. logis dan meyakinkan.
Pasal 5
(1) Prinsip ketelitian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a,
diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan
pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah
ejaan didalam pengetikan.
(2) Prinsip kejelasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b,
diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan
materi dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat.
(3) Prinsip singkat dan padat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf c, diselenggarakan dengan menggunakan bahasa Indonesia
yang baik dan benar.
(4) Prinsip logis dan meyakinkan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 4 huruf d, diselenggarakan secara runtut, logis dan
meyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap dan efektif.
Pasal 6
Penyelenggaraan naskah dinas dilaksanakan sebagai berikut :
a. pengelolaan surat masuk;
b. pengelolaan surat keluar;
c. tingkat keamanan;
d. kecepatan proses;
e. penggunaan kertas;
f. pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran; dan
g. warna dan kualitas kertas.
6
Pasal 7
Pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6
huruf a, dilakukan melalui :
a. instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui
tahapan :
1. sekretariat atau bagian yang membidangi tata usaha
mengagendakan, memberi lembar disposisi dan
mengklasifikasikan sesuai sifat surat, untuk selanjutnya
disampaikan kepada pimpinan untuk mendapatkan arahan;
2. surat yang telah mendapat arahan dari pimpinan disampaikan
kepada sekretariat atau bagian yang membidangi tata usaha
untuk digandakan, selanjutnya asli surat beserta fotocopy
lembar disposisi disimpan sebagai arsip, sedangkan fotocopy
surat beserta asli lembar disposisi didistribusikan kepada
instansi/unit kerja yang menerima disposisi; dan
3. Instansi/unit kerja yang menerima disposisi menindaklanjuti
sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan pimpinan.
b. alur surat masuk diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang
berwenang.
Pasal 8
Pengelelolaan surat keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6
huruf b, diatur sebagai berikut :
a. konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi
sesuai tugas dan kewenangannya serta diagendakan oleh
sekretariat atau bagian yang membidangi tata usaha pada instansi
atau unit kerja dalam rangka pengendalian;
b. surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel oleh sekretariat
atau bagian yang membidangi tata usaha pada instansi atau unit
kerja;
c. surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera
dikirim;
d. copy surat keluar yang mempunyai tembusan disampaikan
kepada yang berhak;
e. surat keluar yang ada parafnya dan ditandatangani oleh Walikota,
Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, dan Asisten Sekretaris Daerah
diarsipkan di bagian yang membidangi tata usaha pada
Sekretariat Daerah;
f. surat keluar yang ada parafnya dan ditandatangani oleh pimpinan
instansi diarsipkan di bagian yang membidangi tata usaha pada
masing-masing instansi.
7
Pasal 9
Tingkat keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c,
dilakukan dengan mencantumkan kode pada sampul naskah dinas
sebagai berikut :
a. surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi
dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat
hubungannya dengan rahasia negara, keamanan dan
keselamatan negara;
b. surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan
sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada
kerugian negara, disintegrasi bangsa;
c. surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan
sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak
kepada terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan;
d. surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya
biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.
Pasal 10
Kecepatan proses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d
adalah kecepatan proses penyampaian, yang meliputi :
a. amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat
diterima;
b. segera, dengan batas waktu 2X24 jam setelah surat diterima;
c. penting/sedang, dengan batas waktu 3x24 jam setelah surat
diterima; dan
d. biasa, dengan batas waktu paling lama 5 hari kerja setelah surat
diterima.
Pasal 11
Penggunaan kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf e,
sebagai berikut :
a. kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gram
atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan
surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan;
b. pengunaan kertas HVS di atas 80 gram atau jenis lain dengan
keasaman tertentu, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang
mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama;
c. penyediaan surat berlambang negara atau lambang daerah,
dicetak di atas kertas 80 gram;
8
d. ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah
Folio/F4 (215 mm x 330 mm);
e. ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, piper dan laporan
adalah A4 (210 mm x 297 mm);
f. ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 setengah
kuarto (165 mm x 215 mm).
Pasal 12
Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf f, sebagai berikut :
a. arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan;
b. spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan; dan
c. warna tinta adalah hitam.
Pasal 13
Warna dan kualitas kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6
huruf g adalah berwarna putih dengan kualitas baik.
BAB III
NASKAH DINAS
Pasal 14
(1) Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya
dirumuskan dalam bentuk :
a. produk hukum; dan
b. surat.
(2) Naskah dinas yang dirumuskan dalam bentuk produk hukum
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri :
a. Peraturan Daerah;
b. Peraturan Walikota;
c. Peraturan Bersama Walikota; dan
d. Keputusan Walikota.
(3) Naskah dinas yang dirumuskan dalam bentuk surat sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri :
a. Instruksi;
b. Surat Edaran;
c. Surat Biasa;
d. Surat Keterangan;
e. Surat Perintah;
f. Surat Izin;
g. Nota Kesepakatan Bersama;
9
h. Surat Perjanjian;
i. Surat Perintah Tugas;
j. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
k. Surat Kuasa;
l. Surat Undangan;
m. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
n. Surat Panggilan;
o. Nota Dinas;
p. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
q. Lembar Disposisi;
r. Telaahan Staf;
s. Pengumuman;
t. Laporan;
u. Rekomendasi;
v. Surat Pengantar;
w. Telegram;
x. Lembaran Daerah;
y. Berita Daerah;
z. Berita Acara;
aa. Notulen;
bb. Daftar Hadir;
cc. Piagam;dan
dd. Sertifikat.
BAB IV
PENGGUNAAN KEWENANGAN ATAS NAMA, UNTUK BELIAU,
PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN, DAN PENJABAT
Pasal 15
(1) Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan
wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada
pejabat setingkat di bawahnya.
(2) Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan
wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada
pejabat dua tingkat dibawahnya.
(3) u.b. sebagaimana dimaksud pada ayat (2) hanya diberlakukan
pada Kepala Bagian di Sekretariat Daerah.
(4) Tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat
(2) tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan
pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus
bertanggungjawab kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.
Pasal 16
(1) Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat
sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan
wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat
definitif belum dilantik.
10
(2) Plt sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dengan
keputusan walikota dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun dan
dapat diperpanjang.
(3) Plt sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggungjawab atas
naskah dinas yang dilakukannya.
Pasal 17
(1) Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan pejabat
sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan
wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat
definitif berhalangan sementara.
(2) Plh sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dengan
keputusan walikota untuk masa tugas paling lama 3 (tiga) bulan
dan dapat diperpanjang.
(3) Plh sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
mempertanggungjawabkan pelaksanaan atas naskah dinas yang
dilakukannya kepada pejabat definitif.
Pasal 18
(1) Penjabat yang disingkat Pj. merupakan pejabat sementara untuk
jabatan walikota.
(2) Penjabat sebagaimana pada ayat (1) melaksanakan tugas
pemerintahan pada Pemerintah Kota Surabaya sampai dengan
pelantikan walikota definitif.
BAB V
PARAF, PENULISAN NAMA, PENANDATANGANAN, DAN PENGGUNAAN TINTA
Bagian Kesatu
Paraf
Pasal 19
(1) Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu
diparaf.
(2) Naskah dinas dalam bentuk produk hukum sebelum
ditandatangani terlebih dahulu diparaf pada setiap lembar.
(3) Naskah dinas dalam bentuk surat edaran, nota kesepakatan
bersama, surat perjanjian dan telaahan staf sebelum
ditandatangani terlebih dahulu diparaf pada setiap lembar.
11
(4) Naskah dinas dalam bentuk produk hukum dan surat yang
terdapat paraf sebagai pertinggal/arsip.
(5) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2) dan ayat (3)
dilakukan oleh pejabat terkait secara hierarki dan/atau koordinasi.
(6) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2) dan ayat (3)
merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk kontrol terhadap
materi, substansi, redaksi dan pengetikan naskah dinas.
(7) Paraf hierarki sebagaimana dimaksud pada ayat (5) merupakan
paraf yang dilakukan oleh pejabat struktural secara vertikal.
(8) Paraf koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (5)
merupakan paraf yang dilakukan oleh pejabat struktural secara
horizontal.
(9) Dalam hal pejabat struktural sebagaimana dimaksud pada ayat
(7) dan ayat (8) tidak dapat membubuhkan paraf hierarki atau
paraf koordinasi karena sedang melaksanakan tugas kedinasan
ke luar daerah atau sebab lain yang dapat
dipertanggungjawabkan, maka paraf dapat dilakukan oleh pejabat
struktural 1 (satu) tingkat di bawah pejabat dimaksud yang
membidangi urusan sesuai dengan substansi naskah dinas
dimaksud.
Bagian Kedua
Penulisan Nama
Pasal 20
(1) Penulisan nama Walikota dan Wakil Walikota pada naskah dinas:
a. dalam bentuk produk hukum tidak menggunakan gelar; dan
b. dalam bentuk surat dapat menggunakan gelar.
(2) Penulisan nama pejabat selain yang dimaksud pada ayat (1)
menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat.
Bagian Ketiga
Penandatanganan
Pasal 21
(1) Walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk produk
hukum, terdiri atas :
a. Peraturan Daerah;
b. Peraturan Walikota;
c. Peraturan Bersama Walikota; dan
d. Keputusan Walikota.
12
(2) Walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat,
terdiri atas :
a. Instruksi;
b. Surat Edaran;
c. Surat Biasa;
d. Surat Keterangan;
e. Surat Perintah;
f. Surat Izin;
g. Nota Kesepakatan Bersama;
h. Surat Perjanjian;
i. Surat Perintah tugas;
j. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
k. Surat Kuasa;
l. Surat Undangan;
m. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
n. Surat Panggilan;
o. Nota Dinas;
p. Lembar Disposisi;
q. Pengumuman;
r. Laporan;
s. Rekomendasi;
t. Telegram;
u. Berita Acara;
v. Piagam; dan
w. Sertifikat.
(3) Walikota dapat mendelegasikan penandatanganan naskah dinas
tertentu kepada pejabat yang ditunjuk.
(4) Ketentuan mengenai pendelegasian penandatanganan naskah
dinas tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (3) diatur
dengan Peraturan Walikota.
Pasal 22
(1) Wakil Walikota menandatangani naskah dinas dalam bentuk
surat, terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Keterangan;
c. Surat Perintah;
d. Surat Izin;
e. Surat Perintah Tugas;
f. Surat Undangan;
g. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
h. Nota Dinas;
i. Lembar Disposisi;
j. Telaahan Staf;
k. Laporan; dan
l. Rekomendasi.
13
(2) Wakil Walikota atas nama Walikota menandatangani naskah
dinas meliputi :
a. dalam bentuk produk hukum berupa Keputusan Walikota.
b. dalam bentuk surat, terdiri atas:
1. Surat Edaran;
2. Surat Biasa;
3. Surat Keterangan;
4. Surat Perintah;
5. Surat Izin;
6. Surat Perintah Tugas;
7. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
8. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
9. Nota Dinas;
10. Lembar Disposisi;
11. Pengumuman;
12. Telegram;
13. Berita Acara;
14. Piagam; dan
15. Sertifikat.
Pasal 23
(1) Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas dalam bentuk
surat, terdiri atas :
a. Surat Edaran;
b. Surat Biasa;
c. Surat Keterangan;
d. Surat Perintah;
e. Surat Izin;
f. Surat Perjanjian;
g. Surat Perintah Tugas;
h. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
i. Surat Kuasa;
j. Surat Undangan;
k. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
l. Surat Panggilan;
m. Nota Dinas;
n. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
o. Lembar Disposisi;
p. Telaahan Staf;
q. Pengumuman;
r. Laporan;
s. Rekomendasi;
t. Surat Pengantar;
u. Lembaran Daerah;
v. Berita Daerah;
w. Berita Acara;
x. Notulen;
y. Daftar Hadir; dan
z. Sertifikat.
14
(2) Sekretaris Daerah atas nama Walikota menandatangani naskah
dinas, meliputi :
a. dalam bentuk produk hukum berupa Keputusan Walikota.
b. dalam bentuk surat, terdiri atas:
1. Surat Edaran;
2. Surat Biasa;
3. Surat Keterangan;
4. Surat Perintah;
5. Surat Izin;
6. Surat Perjanjian;
7. Surat Perintah Tugas;
8. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
9. Surat Undangan;
10. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
11. Surat Panggilan;
12. Pengumuman;
13. Telegram;
14. Berita Acara;
15. Piagam; dan
16. Sertifikat.
Pasal 24
(1) Asisten Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas
dalam bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Kuasa;
b. Nota Dinas;
c. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
d. Lembar Disposisi;
e. Daftar Hadir;
f. Telaahan Staf;
g. Laporan; dan
h. Notulen.
(2) Asisten Sekretaris Daerah atas nama Sekretaris Daerah
menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Edaran;
b. Surat Biasa;
c. Surat Keterangan;
d. Surat Perintah;
e. Surat Perintah Tugas;
f. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
g. Pengumuman;
h. Surat Undangan;
i. Surat Panggilan;
j. Laporan;
k. Surat Pengantar;
l. Sertifikat;
m. Daftar Hadir; dan
n. Telegram.
15
Pasal 25
Staf Ahli menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat terdiri
atas:
a. nota pengajuan konsep naskah dinas;
b. telaahan staf; dan
c. laporan.
Pasal 26
(1) Kepala Bagian pada Sekretariat Daerah menandatangani
naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Kuasa;
b. Surat Perintah
c. Nota Dinas;
d. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
e. Lembar Disposisi;
f. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
g. Laporan;
h. Daftar Hadir; dan
i. Telaahan Staf.
(2) Kepala Bagian pada Sekretariat Daerah atas nama Sekretaris
Daerah untuk beliau Asisten Sekretaris Daerah menandatangani
naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Undangan;
c. Surat Keterangan;
d. Surat Pengantar;
e. Surat Perintah;
f. Surat Perintah Tugas;
g. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
h. Surat Panggilan;
i. Laporan;
j. Notulen;
k. Nota Dinas;
l. Daftar Hadir; dan
m. Lembar Disposisi.
Pasal 27
Sekretaris DPRD menandatangani naskah dinas, meliputi :
a. dalam bentuk produk hukum berupa Keputusan.
b. dalam bentuk surat, terdiri atas:
1. Surat Biasa;
2. Surat Keterangan;
3. Surat Perintah;
4. Surat Izin;
5. Surat Perjanjian;
16
6. Surat Perintah Tugas;
7. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
8. Surat Kuasa;
9. Surat Undangan;
10. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
11. Surat Panggilan;
12. Nota Dinas;
13. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
14. Lembar Disposisi;
15. Telaahan Staf;
16. Pengumuman;
17. Laporan;
18. Rekomendasi;
19. Berita Acara; dan
20. Daftar Hadir.
Pasal 28
(1) Kepala SKPD menandatangani naskah dinas, meliputi :
a. dalam bentuk produk hukum berupa Keputusan.
b. dalam bentuk surat, terdiri atas :
1. Surat Biasa;
2. Surat Keterangan;
3. Surat Perintah;
4. Surat Izin;
5. Surat Perjanjian;
6. Surat Perintah Tugas;
7. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
8. Surat Kuasa;
9. Surat Undangan;
10. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
11. Surat Panggilan;
12. Nota Dinas;
13. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
14. Lembar Disposisi;
15. Telaahan Staf;
16. Pengumuman;
17. Laporan;
18. Rekomendasi;
19. Surat Pengantar;
20. Berita Acara;
21. Notulen;
22. Daftar Hadir;
23. Piagam; dan
24. Sertifikat.
(2) Kepala SKPD atas nama Walikota menandatangani naskah
dinas, meliputi :
a. dalam bentuk Produk Hukum berupa Keputusan Walikota.
b. dalam bentuk surat, terdiri atas:
1. Surat Biasa;
2. Surat Keterangan;
3. Surat Perintah;
4. Surat Undangan;dan
5. Sertifikat.
17
(3) Selain dapat menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b, Kepala Badan
Kepegawaian dan Diklat atas nama Walikota menandatangani
naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas:
a. Pengumuman;
b. Laporan;
c. Telegram;
d. Piagam; dan
e. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP).
Pasal 29
(1) Camat menandatangani naskah dinas, meliputi:
a. dalam bentuk produk hukum berupa Keputusan.
b. dalam bentuk surat, terdiri atas:
1. Surat Biasa;
2. Surat Keterangan;
3. Surat Perintah;
4. Surat Izin;
5. Surat Perjanjian;
6. Surat Perintah Tugas;
7. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
8. Surat Kuasa;
9. Surat Undangan;
10. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
11. Surat Panggilan;
12. Nota Dinas;
13. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
14. Lembar Disposisi;
15. Telaahan Staf;
16. Pengumuman;
17. Laporan;
18. Rekomendasi;
19. Berita Acara;
20. Daftar Hadir;
21. Piagam; dan
22. Sertifikat.
(2) Camat atas nama Walikota menandatangani naskah dinas
dalam bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Keterangan;
c. Surat Perintah; dan
d. Surat Undangan.
18
Pasal 30
Lurah menandatangani naskah dinas, meliputi:
a. dalam bentuk produk hukum berupa Keputusan.
b. dalam bentuk surat, terdiri atas:
1. Surat Biasa;
2. Surat Keterangan;
3. Surat Perintah;
4. Surat Izin;
5. Surat Perjanjian;
6. Surat Perintah Tugas;
7. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
8. Surat Kuasa;
9. Surat Undangan;
10. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
11. Surat Panggilan;
12. Nota Dinas;
13. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
14. Lembar Disposisi;
15. Telaahan Staf;
16. Pengumuman;
17. Laporan;
18. Rekomendasi;
19. Berita Acara;
20. Daftar Hadir;
21. Piagam; dan
22. Sertifikat.
Pasal 31
(1) Sekretaris pada SKPD atau pejabat satu tingkat di bawah Kepala
SKPD yang membidangi urusan ketatausahaan menandatangani
naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Kuasa;
b. Nota Dinas;
c. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
d. Lembar Disposisi;
e. Telaahan Staf;
f. Laporan; dan
g. Daftar Hadir.
(2) Sekretaris pada SKPD atau pejabat satu tingkat di bawah Kepala
SKPD yang membidangi urusan ketatausahaan atas nama
Kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk
surat, terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Keterangan;
c. Surat Perintah;
d. Nota Dinas;
e. Surat Undangan;
f. Surat Panggilan;
g. Laporan; dan
h. Daftar Hadir.
19
Pasal 32
(1) Inspektur Pembantu pada Inspektorat, Kepala Bidang pada
Dinas, Badan dan Satuan Polisi Pamong Praja menandatangani
naskah dinas, terdiri atas :
a. Nota Dinas;
b. Surat Kuasa;
c. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
d. Lembar Disposisi;
e. Telaahan Staf;
f. Laporan; dan
g. Daftar Hadir.
(2) Inspektur Pembantu pada Inspektorat, Kepala Bidang pada
Dinas, Badan dan Satuan Polisi Pamong Praja atas nama
Kepala SKPD menandatangani naskah dinas, terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Keterangan;
c. Surat Perintah;
d. Nota Dinas; dan
e. Daftar Hadir.
Pasal 33
(1) Kepala sub bagian, kepala sub bidang, kepala seksi
menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas:
a. Nota Dinas;
b. Telaahan Staf;
c. Laporan; dan
d. Lembar Disposisi;
(2) Kepala sub bagian, kepala sub bidang, kepala seksi atas nama
atasan langsung menandatangani naskah dinas dalam bentuk
surat, terdiri atas:
a. Nota Dinas; dan
b. Daftar Hadir.
Pasal 34
(1) Kepala UPT pada Dinas/Badan menandatangani naskah dinas
dalam bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Perintah;
c. Surat Perjanjian;
d. Surat Perintah Tugas;
e. Surat Kuasa;
f. Surat Undangan;
g. Surat Panggilan;
h. Nota Dinas;
i. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
j. Lembar Disposisi;
k. Telaahan Staf;
l. Pengumuman;
m. Laporan;
n. Rekomendasi;
o. Berita Acara; dan
p. Daftar Hadir.
20
(2) Kepala UPT pada dinas/badan atas nama kepala dinas/badan
menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat, terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Keterangan;
c. Surat Perintah; dan
d. Daftar Hadir.
Pasal 35
(1) Kepala Sekolah menandatangani naskah dinas dalam bentuk
surat, terdiri atas :
a. Surat Biasa;
b. Surat Perintah;
c. Surat Perjanjian;
d. Surat Perintah Tugas;
e. Surat Kuasa;
f. Surat Undangan;
g. Surat Panggilan;
h. Lembar Disposisi;
i. Telaahan Staf;
j. Pengumuman;
k. Laporan;
l. Berita Acara; dan
m. Daftar Hadir.
Bagian Keempat
Penggunaan Tinta
Pasal 36
(1) Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam.
(2) Tinta yang digunakan untuk penandatanganan naskah dinas
berwarna biru tua.
BAB VI
KOP NASKAH DINAS
Bagian Kesatu
Jenis
Pasal 37
(1) Jenis Kop Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota
Surabaya terdiri :
a. Kop Naskah Dinas Jabatan;
b. Kop Naskah Dinas Instansi.
(2) Kop Naskah Dinas Jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf a untuk Walikota atau Wakil Walikota.
21
(3) Kop Naskah Dinas Instansi sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf b terdiri :
a. Kop SKPD;
b. Kop UPT;
c. Kop Sekolah; dan
d. Kop Instansi Tertentu;
Bagian Kedua
Bentuk dan Isi
Pasal 38
(1) Kop Naskah Dinas Jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal
37 ayat (2) :
a. menggunakan lambang negara yang berwarna kuning emas
dan sebutan Walikota Surabaya ditempatkan di bagian
tengah atas;
b. menggunakan garis batas di bagian tengah bawah; dan
c. mencantumkan alamat, kode pos, nomor telepon, nomor
faksimile, alamat Laman (website), Pos-el (e-mail)
ditempatkan di bawah garis batas sebagaimana dimaksud
pada huruf b.
(2) Kop SKPD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (3)
huruf a :
a. menggunakan lambang daerah berwarna hitam dan sebutan
Pemerintah Kota Surabaya, nama SKPD, alamat, kode pos,
nomor telepon dan nomor faksimile ditempatkan di bagian
kiri atas;
b. menggunakan garis batas di bagian tengah bawah; dan
c. mencantumkan alamat Laman (website) resmi Pemerintah
Kota Surabaya, alamat Pos-el (E-mail) dan ditempatkan di
bagian tengah bawah garis batas sebagaimana dimaksud
pada huruf b.
(3) Khusus untuk Kelurahan, Kop SKPD sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 37 ayat (3) huruf a :
a. menggunakan lambang daerah berwarna hitam dan sebutan
Pemerintah Kota Surabaya, nama kecamatan, nama
kelurahan, alamat, kode pos, nomor telepon dan nomor
faksimile ditempatkan di bagian kiri atas;
b. menggunakan garis batas di bagian tengah bawah; dan
c. mencantumkan alamat Laman (website) resmi Pemerintah
Kota Surabaya, alamat Pos-el (E-mail) dan ditempatkan di
bagian tengah bawah garis batas sebagaimana dimaksud
pada huruf b.
(4) Kop Naskah Dinas UPT sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37
ayat (3) huruf b :
a. menggunakan lambang daerah berwarna hitam dan sebutan
Pemerintah Kota Surabaya, nama SKPD, nama UPT,
alamat, kode pos, nomor telepon, dan nomor faximile dengan
ditempatkan di bagian kiri atas;
b. menggunakan garis batas di bagian tengah bawah; dan
22
c. mencantumkan alamat Laman (website) resmi Pemerintah
Kota Surabaya, alamat Pos-el (E-mail) dan ditempatkan di
bagian tengah bawah garis batas sebagaimana dimaksud
pada huruf b.
(5) Kop Naskah Dinas Sekolah sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 37 ayat (3) huruf c :
a. menggunakan lambang daerah berwarna hitam dan sebutan
Pemerintah Kota Surabaya, nama SKPD dan nama sekolah,
alamat, kode pos, nomor telepon dan nomor faximile dan
ditempatkan di bagian kiri atas;
b. menggunakan garis batas di bagian tengah bawah; dan
c. mencantumkan alamat Laman (website) resmi Pemerintah
Kota Surabaya, alamat Pos-el (E-mail) dan ditempatkan di
bagian tengah bawah garis batas sebagaimana dimaksud
pada huruf b.
(6) Kop Instansi Tertentu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37
ayat (3) huruf d :
a. menggunakan lambang daerah berwarna hitam dan sebutan
Pemerintah Kota Surabaya, nama instansi tertentu, alamat,
kode pos, nomor telepon, dan nomor faximile dengan
ditempatkan di bagian kiri atas;
b. menggunakan garis batas di bagian tengah bawah; dan
c. mencantumkan alamat Laman (website) resmi Pemerintah
Kota Surabaya, alamat Pos-el (E-mail) dan ditempatkan di
bagian tengah bawah garis batas sebagaimana dimaksud
pada huruf b.
Bagian Ketiga
Penggunaan
Pasal 39
(1) Kop Naskah Dinas Jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal
37 ayat (2), digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani
oleh Walikota atau Wakil Walikota.
(2) Kop SKPD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (3)
huruf a, digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh
Kepala SKPD atau pejabat yang diberi wewenang.
(3) Kop SKPD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (3)
huruf a, dapat digunakan untuk naskah dinas yang
ditandatangani oleh Kepala SKPD/unit kerja yang bertindak
selaku personil pengelola kegiatan pada suatu kegiatan yang
menjadi tanggungjawabnya.
(4) Kop UPT sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (3) huruf
b, digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh
Kepala UPT.
(5) Kop Sekolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (3)
huruf c, digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh
Kepala Sekolah.
23
(6) Kop Instansi Tertentu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37
ayat (3) huruf d, digunakan untuk naskah dinas yang
ditandatangani oleh Kepala Instansi Tertentu seperti UPTSA,
dan ULP.
BAB VII
STEMPEL
Bagian Kesatu
Jenis
Pasal 40
Jenis stempel untuk naskah dinas di lingkungan Pemerintah Kota
Surabaya terdiri atas :
a. Stempel Jabatan;
b. Stempel Instansi;
Pasal 41
(1) Stempel jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf a
adalah stempel jabatan Walikota.
(2) Stempel instansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf
b, terdiri :
a. Stempel SKPD;
b. Stempel SKPD untuk keperluan tertentu;
c. Stempel UPT;
d. Stempel Sekolah;
e. Stempel Instansi Tertentu.
Bagian Kedua
Bentuk, Ukuran dan Isi
Pasal 42
Stempel jabatan dan stempel instansi sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 41 berbentuk lingkaran.
Pasal 43
Ukuran stempel jabatan dan stempel instansi sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 41 ayat (1) dan ayat (2) huruf a, huruf c,
huruf d dan huruf e, meliputi :
a. ukuran garis tengah lingkaran luar untuk stempel jabatan dan
stempel instansi adalah 4 cm;
b. ukuran garis tengah lingkaran tengah untuk stempel jabatan dan
stempel instansi adalah 3,8 cm;
24
c. ukuran garis tengah lingkaran dalam untuk stempel jabatan dan
stempel instansi adalah 2,7 cm;
d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat pada lingkaran dalam
untuk stempel instansi adalah 1 cm.
Pasal 44
(1) Ukuran stempel instansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41
ayat (2) huruf b, meliputi :
a. ukuran garis tengah lingkaran luar adalah 1,8 cm;
b. ukuran garis tengah lingkaran tengah adalah 1,7 cm;
c. ukuran garis tengah lingkaran dalam adalah 1,2 cm;
d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat pada lingkaran
dalam maksimal 0,5 cm.
(2) Stempel instansi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) antara
lain dipergunakan untuk kartu tanda penduduk dan tanda
pengenal pegawai.
Pasal 45
(1) Stempel jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (1)
berisi nama jabatan Walikota dan nama kota dengan pembatas
tanda bintang serta menggunakan lambang negara.
(2) Stempel instansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat
(2) huruf a dan huruf b berisi Nama Pemerintah Kota dan nama
kota dengan pembatas tanda bintang serta nama SKPD.
(3) Khusus untuk kelurahan, stempel instansi berisi nama
Pemerintah Kota Surabaya dan nama kecamatan dengan
pembatas tanda bintang serta nama kelurahan.
(4) Stempel instansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat
(2) huruf c berisi nama Pemerintah Kota Surabaya dan nama
SKPD dengan pembatas tanda bintang serta nama UPT.
(5) Stempel instansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat
(2) huruf d berisi nama Pemerintah Kota Surabaya dan nama
SKPD dengan pembatas tanda bintang serta nama sekolah.
(6) Stempel Instansi tertentu sebagaimana dimaksud dalam Pasal
41 ayat (2) huruf e berisi nama Pemerintah Kota dan nama kota
dengan pembatas tanda bintang serta nama instansi tertentu.
25
Bagian Ketiga
Penggunaan
Pasal 46
(1) Pejabat yang berhak menggunakan stempel jabatan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (1), yaitu Walikota
dan Wakil Walikota.
(2) Pejabat yang berhak mengunakan stempel SKPD sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 41 ayat (2) huruf a dan huruf b, yaitu
Kepala SKPD.
(3) Pejabat yang berhak mengunakan stempel UPT sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 41 ayat (2) huruf c, yaitu Kepala UPT.
(4) Pejabat yang berhak mengunakan stempel sekolah
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (2) huruf d, yaitu
Kepala Sekolah.
(5) Pejabat yang berhak mengunakan stempel instansi tertentu
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (2) huruf e, yaitu
Kepala Instansi Tertentu.
(6) Stempel instansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat
(2) huruf a, huruf c, huruf d dan huruf e, dapat digunakan untuk
naskah dinas yang ditandatangani oleh Kepala SKPD, Kepala
UPT, Kepala Sekolah dan Kepala Instansi Tertentu sesuai
kewenangannya yang bertindak selaku personil pengelola
kegiatan pada suatu kegiatan kedinasan yang menjadi
tanggungjawabnya.
Pasal 47
Stempel jabatan dan stempel instansi untuk naskah dinas
menggunakan tinta warna ungu dan dibubuhkan pada bagian kiri
tandatangan pejabat yang menandatangani.
Bagian Keempat
Kewenangan Pemegang dan Penyimpan Stempel
Pasal 48
(1) Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel jabatan
Walikota untuk naskah dinas, dilakukan dan menjadi
tanggungjawab bagian yang membidangi urusan ketatausahaan
pada sekretariat daerah.
(2) Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel instansi
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (2) untuk naskah
dinas, dilakukan dan menjadi tanggungjawab unit yang
membidangi urusan ketatausahaan pada masing-masing
instansi.
26
(3) Penunjukan pejabat/staf sebagai pemegang dan penyimpan
stempel sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan
dengan Surat Perintah Tugas Kepala Bagian yang membidangi
urusan ketatausahaan pada Sekretariat Daerah.
(4) Penunjukan pejabat/staf sebagai pemegang dan penyimpan
stempel sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan
dengan Surat Perintah Tugas Kepala Instansi.
Pasal 49
Pengadaan stempel sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40
dilakukan oleh bagian yang membidangi urusan ketatalaksanaan
pada sekretariat daerah.
Pasal 50
(1) Untuk pengamanan, stempel jabatan dan stempel instansi
menggunakan kode.
(2) Kode pengaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
ditentukan sendiri oleh :
a. Walikota untuk stempel jabatan; dan
b. Kepala Instansi untuk stempel instansi.
BAB VIII
SAMPUL NASKAH DINAS
Bagian Kesatu
Jenis
Pasal 51
(1) Jenis sampul naskah dinas di lingkungan Pemerintah Kota
Surabaya, terdiri atas :
a. sampul naskah dinas jabatan; dan
b. sampul naskah dinas instansi.
(2) Sampul naskah dinas jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf a, yaitu sampul naskah dinas jabatan Walikota.
(3) Sampul naskah dinas instansi sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf b, terdiri atas :
a. sampul naskah dinas SKPD;
b. sampul naskah dinas UPT;
c. sampul naskah dinas Sekolah;
d. sampul naskah dinas Instansi Tertentu.
27
Bagian Kedua
Bentuk, ukuran dan isi sampul naskah dinas
Pasal 52
(1) Bentuk dan ukuran sampul naskah dinas sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 51, meliputi :
a. sampul kantong, dengan ukuran panjang 41 cm dan lebar 30
cm;
b. sampul folio/map, dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar
25 cm;
c. sampul setengah folio, dengan ukuran panjang 28 cm dan
lebar 18 cm;
d. sampul seperempat folio, dengan ukuran panjang 28 cm dan
lebar 14 cm.
(2) Jenis kertas sampul naskah dinas sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) menggunakan kertas casing dengan warna :
a. putih untuk sampul naskah dinas jabatan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 51 ayat (1) huruf a;
b. coklat untuk sampul naskah dinas instansi sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 51 ayat (1) huruf b.
Pasal 53
(1) Sampul naskah dinas jabatan Walikota berisi nama jabatan
Walikota Surabaya dan lambang negara berwarna hitam di
bagian depan tengah atas.
(2) Sampul naskah dinas SKPD memuat sebutan Pemerintah Kota
Surabaya, nama SKPD, alamat, kode pos, nomor telepon, dan
nomor faksimile ditempatkan di bagian depan kiri atas.
(3) Khusus untuk Kelurahan, sampul naskah dinas SKPD memuat
sebutan Pemerintah Kota Surabaya, nama kecamatan, nama
kelurahan, alamat, kode pos, nomor telepon dan nomor faksimile
ditempatkan di bagian kiri atas.
(4) Sampul naskah dinas UPT, memuat sebutan Pemerintah Kota
Surabaya, nama SKPD, nama UPT, alamat, kode pos, nomor
telepon, dan faksimile ditempatkan dibagian depan kiri atas.
(5) Sampul naskah dinas sekolah, memuat sebutan Pemerintah
Kota Surabaya, nama SKPD, nama sekolah, alamat, kode pos,
nomor telepon, dan faksimile ditempatkan bagian depan kiri atas.
(6) Sampul naskah dinas Instansi tertentu memuat sebutan
Pemerintah Kota Surabaya, nama instansi tertentu, alamat, kode
pos, nomor telepon, dan nomor faximile dengan ditempatkan di
bagian kiri atas.
28
Bagian Ketiga
Penggunaan
Pasal 54
(1) Sampul naskah dinas jabatan Walikota dipergunakan untuk
naskah dinas yang ditandatangani oleh Walikota/Wakil Walikota.
(2) Sampul naskah dinas instansi dipergunakan untuk naskah dinas
yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
instansi yang bersangkutan.
BAB IX
PAPAN NAMA
Bagian Kesatu
Jenis Papan Nama
Pasal 55
Jenis papan nama di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya, terdiri atas :
a. Papan nama Kantor Walikota;
b. Papan nama SKPD;
c. Papan nama UPT;
d. Papan nama Sekolah; dan
e. Papan nama instansi tertentu lainnya.
Bagian Kedua
Bentuk, Ukuran dan Isi
Pasal 56
(1) Papan nama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55 berbentuk empat
persegi panjang dengan perbandingan 1 : 2.
(2) Ukuran papan nama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55
disesuaikan dengan besar bangunan.
(3) Warna papan nama berwarna putih dan warna tulisan pada
papan nama berwarna hitam.
Pasal 57
(1) Papan nama Kantor Walikota sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 55 huruf a, memuat tulisan Kantor Walikota Surabaya,
alamat, kode pos, dan nomor telepon.
(2) Papan nama SKPD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55
huruf b, memuat tulisan Pemerintah Kota Surabaya dan nama
SKPD, alamat, kode pos dan nomor telepon.
(3) Papan nama SKPD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55
huruf b, untuk Kelurahan memuat tulisan Pemerintah Kota
Surabaya, nama kecamatan, nama kelurahan, alamat, kode pos
dan nomor telepon.
29
(4) Papan nama UPT sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55 huruf
c, memuat tulisan Pemerintah Kota Surabaya, nama SKPD,
nama UPT, alamat, kode pos dan nomor telepon.
(5) Papan nama Sekolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55
huruf d, memuat tulisan Pemerintah Kota Surabaya, nama
SKPD, nama sekolah, alamat, kode pos dan nomor telepon.
(6) Papan nama instansi tertentu sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 55 huruf e, memuat tulisan Pemerintah Kota Surabaya,
nama instansi tertentu, alamat, kode pos dan nomor telepon
Bagian Ketiga
Penempatan
Pasal 58
Papan nama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55 ditempatkan
pada tempat yang strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak
dan bentuk bangunannya.
Pasal 59
Bagi beberapa SKPD yang berada di bawah satu atap atau satu
komplek, dibuat dalam satu papan nama yang bertuliskan semua
nama SKPD.
BAB X
PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN RALAT
Pasal 60
(1) Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat terhadap naskah
dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas yang
akan diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan atau ralat.
(2) Perubahan, pencabutan dan pembatalan terhadap naskah dinas
dilakukan dengan bentuk dan susunan naskah dinas yang
sejenis.
(3) Perubahan, pencabutan dan pembatalan terhadap naskah dinas
dilakukan oleh pejabat yang menandatangani atau pejabat
diatasnya.
(4) Ralat terhadap naskah dinas dilakukan oleh pejabat yang
menandatangani atau pejabat setingkat lebih rendah.
BAB XI
PEMBINAAN
Pasal 61
Bagian yang membidangi urusan ketatalaksanaan pada Sekretariat
Daerah melakukan pembinaan atas penyelenggaraan naskah dinas
di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya.
30
BAB XII
KETENTUAN LAIN-LAIN
Pasal 62
Bentuk dan susunan naskah dinas, pembubuhan paraf, penempatan
a.n., u.b., Plt, Plh, Pj., mekanisme surat masuk dan surat keluar,
bentuk, ukuran dan isi kop naskah dinas, bentuk, ukuran dan isi
stempel jabatan dan stempel instansi, bentuk dan ukuran sampul
naskah dinas, dan bentuk, bahan dan isi papan nama sebagaimana
tercantum dalam lampiran Peraturan Walikota ini.
BAB XIII
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 63
Pada saat Peraturan Walikota ini mulai berlaku, maka :
a. Peraturan Walikota Surabaya Nomor 26 Tahun 2006 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Surabaya
(Berita Daerah Kota Surabaya Tahun 2006 Nomor 12/E);
b. Peraturan Walikota Surabaya Nomor 38 Tahun 2008 tentang
Perubahan atas Peraturan Walikota Surabaya Nomor 26 Tahun
2006 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota
Surabaya (Berita Daerah Kota Surabaya Tahun 2008 Nomor 38);
dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 64
Peraturan Walikota ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan
Peraturan Walikota ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah
Kota Surabaya.
Ditetapkan di Surabaya
pada tanggal 9 Nopember 2011
WALIKOTA SURABAYA,
ttd
TRI RISMAHARINI